Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.
Роботодавець видає іншу трудову книжку з написом «Дублікат». Строк — щонайбільше 15 днів після звернення. У разі ускладнення — в інші строки (п. 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).
КРОК 1. З’ясуйте, чи справді особа працювала на підприємстві
Переконайтеся, що заявник — справді ваш колишній працівник. Запитайте, чи пам’ятає, в якому році звільнився. Це пришвидшить пошук. Якщо після звільнення минуло менше 2 років, перегляньте картотеку особових карток звільнених працівників. Інакше запросіть в архівному підрозділі зведену справу з особовими картками звільнених у відповідному році.
Читайте також: Види документів, які підтверджують трудовий стаж під час оформлення пенсії
Дізнатися, в якому році звільнився працівник, можна за алфавітною книгою чи картотекою алфавітних карток. Ці облікові форми не є обов’язковими, але часто стають у пригоді кадровику.
КРОК 2. Поясніть порядок оформлення дубліката
Поясніть колишньому працівнику, що для оформлення дубліката трудової книжки він має подати заяву та зібрати підтвердні документи.
Підтвердні документи — довідки про роботу на інших підприємствах або засвідчені копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення, дипломи (свідоцтва), довідки про періоди отримання допомоги з безробіття, трудові договори про роботу у фізичних осіб.
КРОК 3. Надайте інформацію про попередні місця роботи
Роботодавець має сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж роботи на інших підприємствах (абз. 7 п. 5.3 Інструкції № 58).
З особової картки можна отримати інформацію про передостаннє місце роботи, посаду (професію) та дату звільнення.
Якщо на працівника вели особову справу, то в особовому листку з обліку кадрів є відомості про назви підприємств, місяці та роки прийняття і звільнення.
Працівник може заздалегідь з’ясувати потрібну інформацію за телефоном і прийти до вас вже з довідками і копіями наказів.
КРОК 4. Отримайте заяву про видачу дубліката
Працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства: просить оформити дублікат, зазначає строк, в який зобов’язується подати документи про роботу в минулому (див. Додаток 1).
Першій керівник може делегувати право вирішувати всі питання щодо трудових книжок іншій посадовій особі, наприклад, начальнику відділу кадрів. У такому разі заяву адресують посадовій особі.
Заувага. Працівник не зобов’язаний збирати документи про роботу на всіх попередніх підприємствах. До того ж, це не завжди можливо. Якщо дублікат потрібен терміново, до нього можна внести записи тільки про роботу на вашому підприємстві. Про це працівник має вказати у заяві (див. Додаток 2).
Зареєструйте заяву у Журналі вхідних документів.
КРОК 5. Отримайте резолюцію керівника на заяві про видачу дубліката
У резолюції на заяві керівник підприємства зазначає виконавця та строк виконання.
Якщо невідомо, коли особа надасть документи з попередніх місць роботи, у резолюції можна вказати, наприклад:
Строк виконання — 2 робочих дні з дати надання усіх документів.
КРОК 6. Стягніть вартість бланку трудової книжки
Так скеровує пункт 6.1 Інструкції № 58.
Особа має внести оплату до каси підприємства або перерахувати на банківський рахунок. Підтвердять сплату вартості бланку трудової книжки прибутковий касовий ордер або банківська квитанція. Ці документи — підстава для списання з-під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих у бухгалтерії.
Порядок звітності про використання бланків трудових книжок, вкладишів, списання їх з-під звіту кадрової служби встановлюють локальними нормативними актами підприємства.
КРОК 7. Заповніть бланк трудової книжки
Перевірте документи, що приніс колишній працівник: чи на кожному є дата, номер, підписи, відбитки печаток, відмітки про засвідчення копій.
Зазначайте в дублікаті відомості тільки з тих документів, що містять усі необхідні реквізити.
Заповніть титульний аркуш бланка трудової книжки
У правому верхньому куті титульного аркуша напишіть слово «Дублікат» або поставте штамп, якщо є (п. 5.1 Інструкції № 58).
Зазначте прізвище, ім’я та по батькові повністю, без скорочення, дату народження на підставі паспорта (п. 2.11 Інструкції № 58).
Вкажіть дату заповнення дубліката. Працівник підписом засвідчує правильність унесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).
Титульний аркуш дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, — зазначає своє прізвище повністю.
На місці для печатки проставте відбиток печатки підприємства або відділу кадрів (за наявності) (п. 2.12 Інструкції № 58).
Внесіть відомості про роботу, заохочення та нагородження
Керуйтеся пунктом 5.2 Інструкції № 58. Він визначає порядок, в якому вносять записи про роботу, заохочення та нагородження.
Працівник надав документи про роботу на інших підприємствах. До графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття на ваше підприємство. Загальний стаж зазначте сумарно — кількість років, місяців, днів без уточнення, де і коли особа працювала в минулому (див. Додаток 3).
Не враховуйте при обчисленні загального стажу періоди навчання у навчальних закладах, час військової служби.
Роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів до підсумованого загального стажу роботи не включайте. Внесіть ці відомості в дублікат окремим рядком (п. 5.4, п. 2.18 Інструкції № 58).
Нижче зробіть окремі записи про роботу на кожному підприємстві:
- у графі 3 — найменування підприємства,
- рядком нижче у графі 1 — порядковий номер запису,
- навпроти у графі 2 — дата прийняття на роботу,
- у графі 3 — цех (відділ), посада (робота), на яку прийнято працівника,
- у графі 4 — реквізити довідки або копії наказу.
Якщо працівника переводили на іншу постійну роботу, внесіть і цей запис.
Рядком нижче внесіть:
- у графу 2 — дату звільнення,
- у графу 3 — причину звільнення,
- у графу 4 — реквізити довідки або копії наказу.
Останній запис — про роботу на вашому підприємстві.
Працівник не надав документи про роботу на інших підприємствах. Унесіть записи про роботу на вашому підприємстві, заохочення, нагородження.
Засвідчте записи
Засвідчити треба записи у кожному розділі — про роботу, заохочення, нагородження.
Уповноважена особа вказує посаду, проставляє підпис, зазначає ініціали, прізвище. Проставте відбиток печатки (за наявності).
КРОК 8. Видайте дублікат під підпис в Книзі обліку руху трудових книжок
Внесіть відомості про оформлений дублікат до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У графі 12 «Дата і підстава видачі трудової книжки» вкажіть реквізити заяви.
Колишній працівник має підтвердити, що отримав трудову книжку, — підписом у графі 13 Книги обліку.
Поверніть особі документи, що підтверджують стаж роботи.
Ірина ЖИТКОВА
Підписуйтесь на канал ВАПу у Telegram, на нашу сторінку у Facebook і дізнавайтесь новини першими.
Дзьобак Володимир
РОЗДУМИ ПРО НАДВАЖЛИВЕ або ЧОМУ НАШІ ОЛІГАРХИ СТАЛИ МОГИЛЬЩИКАМИ НИНІШНЬОЇ УКРАЇНИ
